Implementasi Sistem Registrasi Wisuda Terintegrasi dengan Validasi Kehadiran Dual-Mode Berbasis QR Code

Abstract

Penyelenggaraan wisuda sebagai seremoni akademik puncak menuntut manajemen presensi dan akses yang akurat, aman, dan efisien. Pada Institut Teknologi Insan Cendekia Mandiri (ITICM), pelaksanaan wisuda perdana pada November 2025 dengan jumlah tamu undangan sebanyak 96 orang menghadapi tantangan risiko antrean panjang, ketidakteraturan akses masuk area prosesi dan ramah tamah, serta potensi masuknya pihak yang tidak diundang yang dapat mengganggu kekhidmatan acara dan ketersediaan konsumsi. Penelitian ini bertujuan mengembangkan sistem registrasi wisuda berbasis web yang mampu menangani manajemen undangan dan validasi kehadiran secara real-time. Sistem dirancang menggunakan pendekatan Waterfall yang dimodifikasi dengan metode Rapid Application Development (RAD) berbasis framework Laravel dan  basis data MySQL. Inovasi utama adalah implementasi Quick Response (QR) Code dengan mekanisme Dual-Mode Scan, yaitu pemindaian terpisah untuk akses masuk ruang prosesi wisuda dan akses area ramah tamah (konsumsi). Evaluasi sistem dilakukan pada 96 partisipan, dengan batasan perangkat pemindai menggunakan kamera smartphone panitia. Sistem diuji dengan variasi koneksi jaringan (stabil, fluktuatif, dan lambat) menunjukkan, mampu memvalidasi kehadiran tamu dengan waktu rata-rata di bawah 3 detik per transaksi. Dashboard real-time mencatat tingkat kehadiran sebesar 95,8% (92 dari 96 undangan), yang dapat mengeliminasi kesalahan rekapitulasi manual dan mencegah tiket ganda. Implikasi penelitian ini menawarkan model efisiensi single-ticket multi-access yang dapat diadopsi untuk manajemen event akademik berskala lebih besar.